コンベンション事業

企画

 ヒアリング

主催者様より、国際会議についての「開催概要、コンセプト、組織体制、ご要望など」を確認いたします。

  • 主催者様のご要望を提供するだけでなく、会議運営メンバーの一員として、会議成功へのゴールを目指します。
  • 主催者様ごとに予算、活動時間などが異なります。主催者様の状況に合わせ、企画~事後処理までトータルサービスのご相談から、部分的なご支援などが可能です。お気軽にご相談ください。

 提案

ヒアリングした内容を元に、国際会議の開催候補地・会場・イベントなど、
リーズナブルで最大のパフォーマンスを実現するご提案いたします。

  • 中小規模の国際会議では予算の制約が厳しいことが多々あります。中小規模の国際会議を多く開催してきたノウハウを活かし、コストのかかる外注は最小限に抑え、低価格を実現いたします。
  • 自社開発した参加者登録システム、宿泊予約システムなど、ご利用頂くことでコスト削減に寄与いたします。
  • これから国際会議の開催地をご検討する場合でも、ご安心ください。これまで首都圏ではなく、地方で国際会議を開催してきた実績が豊富にあります。地方コンベンションビューローとの連携、ユニークベニューなど顧客満足度を向上させるご提案いたします。
  • 日本政府観光局(JNTO)の理事長による招請状の発行申請代行、各省庁大臣による招請状の発行申請代行いたします。


準備

 広報活動

ウェブサイトの作成、参加者登録・宿泊予約を受付・管理いたします。

  • 前大会の参加者リストをお持ちでしたら、学会ポスターをデザイン・作成し、郵送・メールによる広報活動を代行します。
  • 自社開発の参加者登録システムで、参加受付および支払いサービスを提供いたします。Excelで作成した参加者リストのご提供、クレジットカード決済・銀行振込に対応しております。

 各種イベントの手配

企画・提案させて頂いたユニークベニュー実現へ向けて、会場の予約・価格交渉をします。
バンケット・レセプション・エクスカーションなどの運営業務を一括してお受けします。

  • これまでの地方で開催した国際会議でのアンケート結果などから、特に訪日外国人の満足度の向上を目指したご提案をいたします。
  • 地域のコンベンションビューローとの連携により、お食事メニューなど地方の特色を活かしたイベントのご提案をいたします。

ユニークベニューについて

海外の国際会議では、美術館や博物館をはじめ、公的空間などを利用したバンケット・レセプションの開催が一般的です。
国際会議参加率を高めて、より顧客満足度の高い国際会議にするため、ユニークベニューの発掘をお手伝いします。


論文集・プログラムの作成

論文集のデザインはもちろん、配布形態(USB、CD、製本など)もお好みに合わせます。
国際会議のウェブサイトに原稿提出用のページを作成し、管理しますので、学会事務の負担を大幅に軽減できます。

  • 論文の管理は郵送やメールで受付を行う旧来の方法から、近年では論文管理システムを用いた受付が主流となっています。論文管理システムには多くのフリーウェアが存在しており、システムの導入をサポートいたします。
  • 論文集には、本文だけではなく、その他様々なコンテンツが入ります。例えば、表紙デザイン、扉、目次、 序文(preface)、委員名簿など、弊社で編集まで行うことで、出版コストを抑えます。
  • 各種資料翻訳サービスもお受けします。


運営

参加者・発表者の受付

国際会議の受付業務を行います。名札やカンファレンスバック(会議のプログラムや資料を入れるためのバック)をはじめ、
ノベルティグッツも開催地や季節に合わせてご用意します。

  • 開会式直前に登録受付を行う参加者が多くなる傾向があります。登録デスクの配置など、スムーズな会場整理ノウハウをご提供いたします。
  • 国際会議の参加者は文化や考え方等、主催者とは異なることが多いものです。クレームと受け取る前に、まずは相手に対してその内容を真摯に聞き対応いたします。その内容によって、迅速に対応することで参加者に対するサービス品質を落とさないように心がけております。
  • 会議プログラムに応じたタイムスケジュールで、運営スタッフと連携した事務局運営をいたします。
  • 基調講演や招待講演においての同時通訳業務も承ります。

各種イベントの運営

国際会議のバンケット・レセプション・コーヒーブレイクは、世界各地からの参加者同士の重要なコミュニケーションの場と
なります。国際会議の開催地に合わせたお食事を提供し、会話の弾む雰囲気を演出します。

  • 会議場近くのスペースではコーヒー・ドーナツなど、コーヒーブレイクの提供が一般的です。コーヒーブレイクは、弊社でコーヒーメーカー等の機材を保有しており、リーズナブルにサービスをご提供いたします。
  • バンケット・レセプションでは、スムーズな入退場管理、衛生管理、運営備品の準備などをご提供いたします。

会場の設営・撤去

会場までの誘導サイン・のぼり旗を制作し、自社の会場機材(プロジェクター、マイクアンプなど)を貸出し、
会場の設営をスムーズに行います。

  • 主催者のご要望に合わせて、会場用横断幕デザイン・制作をいたします。


事後処理

報告書作成

国際会議参加者の決済代行を致しますので、領収書類の作成も行います。
国際会議終了後のコンベンションビューローなどへの助成金報告書もお引き受けします。


アンケート結果の整理

コンベンションビューローなどから助成金を受ける際は、次回以降の開催へ向けてアンケート収集がほぼ必須です。
参加者数百人のアンケート結果を整理し、弊社からコンベンションビューローなどへ報告いたします。


御礼などのアフターケア

国際会議前に英文のインビテーションレターを作成することはもちろん、国際会議後の御礼などもケアいたします。